Kayıt döneminde veli aramalarını 7/24 karşılayan yapay zeka asistanı

Yurdu kimler arar, ne sorar?

Yurdu arayanların çoğu ilk kez kayıt olacak öğrenciler ve onların velileridir. Sorular her kayıt döneminde büyük ölçüde aynıdır. Yurt için kurulan yapay zeka sesli asistan bunları her seferinde, bilgi setindeki aynı bilgiyle yanıtlar. Hizmetin genel işleyişini yapay zeka telefon asistanı sayfasında anlattık.

Asistan, bilgi setinde olmayan sorularda tahmin yürütmeyecek, soruyu not alıp ekibinize iletecek şekilde yapılandırılır.

Yurt kayıt dönemi telefon trafiği ne zaman artar?

• Üniversite yurtları: Temmuz–Eylül, YKS sonuçları ve yerleştirmelerin ardından.
• Lise yurtları: Haziran–Eylül, LGS sonuçlarının ardından.

Bu haftalarda telefonlar aynı anda çalabilir; veli aramalarının bir kısmı da ofisin kapalı olduğu akşam saatlerine ve hafta sonuna denk gelebilir. Yoğun Dönem paketi bu dönemler için var: aylık 44.900 TL (KDV hariç), 2.000 dakika dahil, aynı anda en fazla 10 görüşme, en az 2 ay. Günlük özet ve haftalık bilgi güncellemesi pakete dahildir. Diğer paketler ve koşullar fiyatlar sayfasında.

Asistan neyi yapar, neyi ekibinize bırakır?

Önemli güvenlik kuralı: yurtta kalan bir öğrenci hakkında bilgi verilmez. Asistan telefonda kimlik doğrulayamaz; arayan kendini veli olarak tanıtsa bile öğrencinin yurtta olup olmadığını, odasını ya da giriş-çıkış saatlerini paylaşmaz, talebi yurt yetkilisine iletir.

Örnek görüşme: veli kontenjan soruyor

Aslı: Merhaba, Örnek Öğrenci Yurdu'nu aradınız. Ben Aslı, yurdun yapay zeka asistanıyım. Talebinizi ekibimize iletebilmek için görüşmemiz yazıya dökülerek işlenir; ayrıntılar web sitemizdeki aydınlatma metninde. Size nasıl yardımcı olabilirim?

Veli: Kızım bu yıl üniversiteyi kazandı. Yurdunuzda yer var mı?

Aslı: Tebrikler! Bu dönem için iki ve üç kişilik odalarda yer var, tek kişilik odalar doldu. Ücretleri ve ödeme planını anlatabilirim ya da yurdu yerinde görmeniz için bir ziyaret talebi oluşturabilirim.

Veli: Önce görmek isteriz. Cumartesi gelebilir miyiz?

Aslı: Cumartesi ziyaret saatlerimiz 10.00 ile 16.00 arası. Size hangi saat uygun? Adınızı ve size ulaşabileceğimiz numarayı da alabilir miyim?

Veli: Saat 11 olur. Adım Ayşe Demir, numaram 0500 000 00 00.

Aslı: Teşekkürler Ayşe Hanım. Cumartesi 11.00 için ziyaret talebinizi yurt ekibimize iletiyorum; ekibimiz saati teyit etmek için sizi arayacak. Adres ve ulaşım bilgisini de şimdi SMS ile gönderiyorum.

Mevcut yurt numaranızla nasıl çalışır?

Yurt numaranız değişmez; operatörünüzde çağrı yönlendirme açılır. Önerdiğimiz düzende çağrı önce yurt telefonunda çalar; belirlediğiniz sürede açılmazsa, hat meşgulse ya da telefon kapalıysa asistana geçer. İsterseniz tüm aramaları asistana yönlendirebilir ya da yurdunuza ayrılan yeni numarayı doğrudan kayıt ve bilgi hattı olarak duyurabilirsiniz. Geri aramalarda arayanın ekranında bu numara görünür.

Yönlendirme ücretini operatörünüz alır: Turkcell'de yönlendirme paketi yoksa karşılanan her yönlendirilmiş çağrı 13 TL'dir (KDV ve ÖİV dahil; cevaplanmayan çağrı ücretlendirilmez); Türk Telekom'da ek servis ücreti yoktur, görüşme hattınızın dakikalarından düşer. Yeni numarayı doğrudan duyurursanız bu ücret oluşmaz. Türk Telekom hatlarında yönlendirme için telesekreterin kapalı olması gerekir. Adımlar ve yönlendirme kodları için mevcut numaranızla nasıl çalışır sayfasına bakın.

Veli ve öğrenci verileri KVKK açısından nasıl korunur?

• Yurdunuz veri sorumlusu, Apeka Group Limited (Ringwise) veri işleyendir; aramızda Veri İşleme Sözleşmesi imzalanır.
• Görüşme sırasında ses, yazıya çevirme, yanıt üretme ve seslendirme için ABD'deki alt işleyenlerde anlık olarak işlenir. Bu, KVKK md. 9 kapsamında yurt dışına aktarımdır. Bunun için KVK Kurulu'nun standart sözleşmesi imzalanır ve imzalar tamamlandıktan sonra 5 iş günü içinde Kurum'a bildirilir; bildirimi hangi tarafın yapacağı sözleşmede belirlenir.
• Yeni kurulumlarda veritabanı AB'de (Frankfurt) tutulur. Ses kaydı açıksa ses dosyası varsayılan olarak çağrı platformu Vapi'nin ABD'deki deposunda saklanır; Vapi çağrı verisini planına bağlı bir süre tutar. Ses kaydı kapatılabilir, o zaman yalnız yazılı döküm ve özet saklanır. Saklama süresi sözleşmede belirlenir; bizim veritabanımızdaki kayıtlar süre dolunca otomatik silinir, alt işleyenlerdeki kopyalar onların saklama süresine tabidir.
• Her aramanın başında asistan, yapay zeka olduğunu ve görüşmenin nasıl işlendiğini kısaca duyurur.
• Asistan sağlık ve engellilik gibi özel nitelikli verileri sormaz, T.C. kimlik numarası istemez. Yalnız talebi iletmek için gereken bilgi alınır: ad, telefon ve talep.
• Arayanlar arasında 18 yaşından küçük öğrenciler olabilecek lise ve ortaokul yurtlarında ses kaydını kapalı tutmanızı ve kısa bir saklama süresi seçmenizi öneririz.

Ayrıntılar: KVKK ve veri güvenliği.

Kuruluma hazırlık: hangi bilgileri isteriz?

• Oda tipleri ve ücretler (ödeme planı, depozito, varsa indirimler)
• Güncel kontenjan durumu
• Ziyaret günleri ve saatleri
• Adres, ulaşım ve çevredeki okullara mesafe
• Kayıt evrakları listesi
• Yemek, giriş-çıkış ve güvenlik kuralları
• Yetkili kişi ve numarası (bildirimler ve geri dönüş için)
• Mesai saatleri: asistanın ne zaman devreye gireceği ve geri aramaların hangi saatlerde yapılacağı

Bu bilgiler sizin onayınızla asistanın bilgi setine girer. Gelen arama karşılama, takvim bağlantısı, yetkiliye bildirim ve randevu onay SMS'i kurulumda yapılandırılır ve canlıya almadan önce sizinle birlikte test edilir; canlı aktarma yalnız bu testte hattınızda çalışırsa açılır. Aslı ile canlı deneyimimiz giden aramalarda: 12–24 Mart 2026'da bir alarm firması adına 423 işletmeye 576 giden arama yapıldı; 251'i görüşmeyle sonuçlandı.

Sık sorulan sorular

Diğer sorular için sık sorulan sorular sayfasına bakın.