Görüşme kayıtlarınız nerede, ne kadar süre, kimin erişimiyle?

Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kendi kurulumunuza nasıl uygulanacağını hukukçunuzla birlikte netleştirmenizi öneririz.

Kim veri sorumlusu, kim veri işleyen?

Aramaları karşıladığımız işletme, arayan kişilerin verileri bakımından veri sorumlusudur: hangi verinin hangi amaçla işleneceğine ve ne kadar saklanacağına siz karar verirsiniz. Apeka Group Limited (Ringwise) sizin talimatınızla veri işleyen olarak çalışır.

Aramızda imzalanan Veri İşleme Sözleşmesi; güvenlik önlemlerini, alt işleyen listesini, saklama ve silme kurallarını ve veri ihlali bildirimini düzenler. KVKK md. 12 gereği veri güvenliğinden veri sorumlusu ve veri işleyen birlikte sorumludur.

Apeka Group Limited Birleşik Krallık'ta kayıtlı bir şirket olduğundan, işletmenizden bize yapılan aktarım da yurt dışına aktarım sayılır.

Bir görüşme sırasında veri hangi adımlardan geçer?

1. Arayan kişi numaranızı arar; çağrı, operatörünüzdeki yönlendirmeyle size ayrılan Netgsm numarasına gelir (mevcut numaranızla nasıl çalışır).
2. Çağrı, çağrı platformu Vapi'ye iletilir.
3. Arayanın sesi yazıya çevrilir (Deepgram), yanıt dil modeliyle üretilir (OpenAI) ve seslendirilir (ElevenLabs). Bu adımlar görüşme sırasında, anlık olarak yapılır.
4. Görüşme bitince Vapi, görüşme sonucunu (döküm, özet, arayan numarası) AB'de (Frankfurt) çalışan sunucu fonksiyonlarımıza gönderir.
5. Sunucu fonksiyonları döküm, özet ve talep bilgilerini veritabanına (Supabase, Frankfurt) yazar; ekibinize SMS ile anlık bildirim, arayana gerekiyorsa bilgilendirme SMS'i gönderir. Görüşmenin tamamı size özel web panelinde görünür.

Hangi alt işleyenler, hangi ülkede?

Kesin liste ve her sağlayıcının saklama süresi, kurulumunuza özel olarak sözleşmede yazılı verilir; kullanılmayan sağlayıcılar listeye alınmaz. Ekibinize giden anlık bildirimler SMS ile gönderilir; Ringwise ekibinin kendi teknik uyarılarına kişisel veri konmaz.

Ses kaydı, döküm ve özet nerede saklanıyor?

Yeni kurulumlarda döküm, özet ve arayan bilgileri AB'de (Frankfurt) barındırılan veritabanında tutulur. Her işletmenin verisi satır düzeyinde erişim kurallarıyla (RLS) ayrılır; panelde yalnız o işletmenin yetkilendirdiği kullanıcılar görür.

Ses kaydı isteğe bağlıdır: kapatırsanız yalnızca yazılı döküm ve özet tutulur. Açık tutarsanız ses dosyası varsayılan olarak çağrı platformu Vapi'nin deposunda (ABD) saklanır. Vapi'nin özel depolama özelliğiyle kaydın AB'deki bir depolama alanına yazılması seçeneği kurulumda değerlendirilir; seçilen yöntem sözleşmeye yazılır.

Görüşme sırasındaki anlık ses işleme ABD'deki alt işleyenlerde yapılır.

Kayıtlar ne kadar süre saklanıyor, nasıl siliniyor?

Saklama süresini siz belirlersiniz ve süre sözleşmeye yazılır; süresi dolan kayıtlar otomatik olarak silinir. Talebi yanıtlamaya yetecek kadar kısa bir süre seçmenizi öneririz.

Alt işleyenlerin kendi tarafındaki saklama süreleri (ör. Vapi'nin planına bağlı süre) alt işleyen listesinde yazılır. Bir arayan verilerinin silinmesini isterse başvuru size yapılır; talebi bize iletirsiniz, ilgili kayıtları sözleşmedeki süre içinde sileriz. Sözleşme sona erdiğinde veriler sözleşmede belirlenen şekilde silinir.

Yurt dışına aktarım nasıl yapılıyor?

Görüşme sesi ABD'de işlendiği ve Apeka Group Limited Birleşik Krallık'ta kayıtlı olduğu için hizmet, KVKK md. 9 kapsamında yurt dışına aktarım içerir. 7499 sayılı Kanun'la değişen md. 9, 1 Haziran 2024'ten beri bu tür aktarımların standart sözleşmeyle yapılmasına imkân tanır.

• İşletmeniz ile Apeka Group Limited arasında, KVK Kurulu'nun ilan ettiği standart sözleşme metni değiştirilmeden imzalanır.
• Standart sözleşme, imzalar tamamlandıktan sonra 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilir.
• Bildirimi hangi tarafın yapacağı sözleşmede belirlenir; belirlenmemişse aktarımı yapan taraf bildirir.
• Bizim alt işleyenlere yaptığımız aktarımların dayanağı, talep üzerine paylaştığımız alt işleyen listesinde her sağlayıcı için ayrıca yazılır.

Aramanın başında ne söylenmeli?

Yeni kurulumlarda her görüşme, asistanın yapay zeka olduğunu ve görüşmenin nasıl işlendiğini belirten kısa bir aydınlatma anonsuyla başlar. Anons kısa tutulur; aydınlatma metninin tamamı işletmenizin web sitesinde yayımlanır ve anonsta adresi söylenir.

Örnek metin (ses kaydı açıkken). Bu bir örnektir; işletmenizin hukukçusuyla birlikte son haline getirin.

“Merhaba, ben [İşletme adı] adına aramalarınızı karşılayan yapay zeka asistanı Aslı. Görüşmemiz, talebinizi yanıtlamak ve hizmet kalitesini artırmak amacıyla kaydedilir ve işlenir. Ayrıntılı bilgiyi [web adresiniz] adresindeki aydınlatma metninde bulabilirsiniz. Size nasıl yardımcı olabilirim?”

Örnek metin (ses kaydı kapalıyken).

“Merhaba, ben [İşletme adı] adına aramalarınızı karşılayan yapay zeka asistanı Aslı. Görüşmemiz ses kaydı alınmadan yazıya dökülerek işlenir; ayrıntılı bilgiyi [web adresiniz] adresindeki aydınlatma metninde bulabilirsiniz. Size nasıl yardımcı olabilirim?”

Aydınlatma ile açık rıza ayrı tutulur

Aydınlatma, arayanı bilgilendirmektir ve onaya bağlanmaz; anonsa “kabul ediyorsanız devam edin” gibi bir ifade eklenmez. Açık rıza gereken bir işleme varsa, aydınlatmadan ayrı bir metin ve ayrı bir beyanla alınır.

Kaydın hukuki sebebinin (ör. sözleşmenin kurulması, meşru menfaat ya da açık rıza) hangisi olduğunu hukukçunuzla belirleyin. İşleme açık rızaya dayanmıyorsa anonsta rıza istenmez.

Verilere kim erişebilir?

• Yeni kurulumlarda veriler AB'deki (Frankfurt) veritabanımızda tutulur. Her işletmenin verisi satır düzeyinde erişim kurallarıyla (RLS) ayrılır; panelde yalnız o işletmenin yetkilendirdiği kullanıcılar görür.
• Sitede herkese açık olan anahtarla görüşme verisi okunamaz.
• Tam yetkili sunucu anahtarı yalnızca sunucuda durur; tarayıcıya ya da web sitesine konmaz.
• Web paneline gerçek kimlik doğrulamasıyla (kullanıcı hesabı ve şifre) girilir; panele kimin erişeceğine siz karar verirsiniz.
• Ringwise ekibi verilere yalnızca hizmeti sunmak, hataları gidermek ve destek vermek için, sözleşmedeki yetki çerçevesinde erişir.

Özel durumlarda nelere dikkat edilmeli?

Kliniklerde sağlık verisi

Sağlık verisi, KVKK md. 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Klinik kurulumlarında asistanın tıbbi tavsiye vermemesi ve randevu için gereken asgari bilgiden fazlasını istememesi senaryoda tanımlanır. Arayan kendiliğinden sağlık bilgisi paylaşırsa bunun nasıl işleneceğini hukukçunuzla belirlemenizi öneririz; ses kaydını kapalı tutmak ve kısa saklama süresi seçmek riski azaltır.

Lise ve ortaokul yurtlarında reşit olmayanlar

Bu yurtlarda arayanların bir kısmı 18 yaşından küçük olabilir. KVKK'da yaşa özel bir kural bulunmasa da ses kaydını kapalı tutmanızı, kısa bir saklama süresi seçmenizi ve asistanın sağlık ya da engellilik gibi özel nitelikli bilgi istememesini öneririz. Ayrıntılar: öğrenci yurtları sayfası.

Giden aramalar ve İYS

Görüşme sırasında geri aranmak isteyen kişiyi aramak, genel olarak kişinin kendi talebine dayanır; bunun sizin durumunuzda nasıl değerlendirileceğini hukukçunuzla teyit edin. Tanıtım ya da kampanya amaçlı aramalar ise ticari ileti sayılır ve yalnızca İYS'de onayı bulunan kişilere yapılır (6563 sayılı Kanun md. 6). Bu onaylar işletmenizin kendi adına İYS'de kayıtlı olmalıdır.

Talep üzerine neler paylaşıyoruz?

• Veri işleme sözleşmesi şablonu
• Alt işleyen listesi (rol, işlenen veri, ülke, saklama süresi)
• İşletmenize uyarlanmış örnek aydınlatma anonsu

İstemek için hello@ringwise-app.com adresine yazın. Web sitemizdeki demo formunda paylaştığınız veriler için ayrı bir metnimiz var: KVKK Aydınlatma Metni. Hizmetin kendisi için yapay zeka telefon asistanı, paketler için fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.

KVKK ve veri güvenliği hakkında sık sorulan sorular

Diğer sorular için sık sorulan sorular sayfasına bakın.

Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir.